快速上手

OrderHub 订单智能分发
用户指引

本指引帮助你快速了解 OrderHub 的核心概念和初始化流程。
日常操作大多由系统自动完成,你只需完成一次初始化配置即可开始使用。

⏱ 初始化配置通常 15–30 分钟即可完成

一次配置 自动收单 自动分单交单 轻松上手
初始化配置流程

OrderHub 正式使用前需完成一系列基础配置,核心目的是建立「渠道 / 供应商 / 商品 / 企微群」之间的关联关系,使系统能自动识别订单来源并完成分单派发。

步骤 1:开通账户 & 企微服务 版本选择 / 企微连接模式 / 开通会话存档 步骤 2:添加供应商 名称 / 联系人 / 交单模板 / 定时交单设置 步骤 3:添加渠道 渠道名称 / 类型(普通渠道 or 第三方平台渠道) 步骤 4:设置对接群 ★ 核心步骤(在企微消息助手系统中完成) 激活匹配与取消对接群均在企微消息助手系统中操作 企微消息助手系统(主操作区) 4a. 扫码登号 企微账号作为机器人托管号 4b. 同步群聊 手机端先将群保存到通讯录 4c. 激活匹配上下游 选择群 → 匹配渠道/供应商 → 机器人自动发表情符激活 4d. 取消对接群(按需) 在消息助手系统中解绑渠道/供应商 OrderHub 系统(仅查看) 查看对接群匹配状态 渠道/供应商页面查看已绑定的对接群 匹配结果自动同步 无需手动操作,激活后自动回显 自动同步 步骤 5:录入销售商品 销售 SPU / SKU(渠道商品映射可在后续收单时按需操作) 步骤 6:[可选] 配置自动化规则 自动分单 / 定时交单 / 文字单识别 步骤 7:[可选] 对接第三方平台 快团团 / 群接龙 / 花城 等平台授权对接
初始化完成,可开始日常操作
★ 核心提示:步骤 4「设置对接群」的所有操作均在企微消息助手系统中完成——扫码登号、同步群聊、激活匹配上下游(选择群后匹配渠道/供应商,机器人自动发表情符激活)、取消对接群。匹配结果自动同步回 OrderHub,无需手动操作。一个群只能绑定一个渠道或供应商,不可重复使用。
日常操作流程

核心链路:收单 → 商品匹配 → 分单 → 交单 → 仓库发货 → 导入回单 → 生成渠道回单。各阶段均支持手动操作,部分阶段可开启自动化以减少人工介入。

阶段一:收单(多种方式,统一汇入订单列表) 方式 A Excel 文件上传 最常用 方式 B 企微群 自动收单 文件触发 方式 C 企微群 文字单 AI 解析 方式 D 第三方平台 快团团等 自动同步 方式 E 手动创建 粘贴/填写 AI 解析 所有方式汇合 阶段二:商品匹配(待处理 → 第一步) · 系统自动尝试匹配:渠道商品名 → 销售 SKU → 供应商商品 · 未识别商品手动匹配,匹配后系统自动记忆,下次不再需要处理 · 完成标志:所有商品均已匹配 → 可进入下一步 阶段三:代发分单(待处理 → 第二步) · 选择要处理的订单,点击「生成采购单」 · 系统按供应商自动拆分:同一供应商的订单合并为一个采购单 · 若已开启自动分单,销售文件导入成功后自动完成,无需手动操作 阶段四:交单推仓(待处理 → 第三步) · 选择供应商和待交单采购订单,点击「生成交单文件」 · 交付方式:文件模式 / 旺店通 ERP(即将支持) · 若已开启定时交单,系统按时间点自动生成并推送 阶段五:仓库发货(系统外操作) · 仓库收到交单文件 → 按文件内容打包发货 · 填入快递公司和快递单号 → 回传回单 Excel 文件 阶段六:导入供应商回单 · 手动上传回单 Excel,或供应商在对接群中发送(自动接收) · 系统自动匹配:优先按采购订单号精确匹配,备选按收件人模糊匹配 · 匹配成功 → 写入发货记录,更新物流状态为「已发货」 · 匹配失败 → 标记原因(无单号 / 已取消 / 重复 / 未找到) 阶段七:生成渠道回单 · 在销售文件列表中点击「生成渠道回单」 · 系统聚合所有已发货订单的物流信息,生成含快递单号的回单 Excel · 手动下载发给渠道,或通过对接群自动推送 [可选] 阶段八:财务对账(渠道应收 / 供应商应付)
订单状态流转

销售订单从创建到发货经历以下状态变迁。订单可在任意未关联数据的阶段取消,取消后可恢复至「待处理」重新处理。

创建 / 导入 待处理 匹配 → 分单 → 交单(三步流水线) 匹配 + 分单 已生成采购单 按供应商拆分完成 生成交单文件 已生成交单文件 仓库开始处理 导入供应商回单 已收到回单 物流信息已写入 生成渠道回单 已生成发货单 含快递单号 已发货 取消 已取消 可恢复 可恢复 至待处理 图例 正常流转 取消路径 恢复路径
商品匹配关系链

渠道方的商品名称经过四层映射,最终确定由哪个供应商发货。首次遇到新商品名时手动匹配,匹配后系统自动记忆,后续同名商品自动识别。

渠道方商品名称 Excel 中的原始名,例:"大号蓝色保温杯" 首次手动,后续自动记忆 销售 SKU 系统内标准规格,例:"陶瓷保温杯-蓝色-500ml" 供货关系 供应商商品 仓库实际商品,例:"WH-CUP-BLUE-500" 决定分配到哪个供应商 供应商 / 仓库 最终发货方,例:"杭州仓 A" ⚡ 自动记忆,无需重复操作
数据流转关系

从渠道发来的 Excel 销售文件,经过解析、拆分、汇总、发货、回单匹配,最终生成回传给渠道的发货单。

销售文件(渠道发来的 Excel) 渠道方发来的订单文件 解析(一个文件 → 多条订单) 销售订单 每行数据为一条订单 按供应商拆分 采购订单 多条订单 → 多个采购单 按供应商 / 批次汇总 采购交单文件(发给仓库) Excel / 旺店通 ERP(即将支持) 仓库发货后回传 供应商回单文件(含快递信息) 仓库回传的 Excel 匹配更新订单状态 发货记录 含快递公司 + 快递单号 聚合回填 渠道回单文件(回传给渠道) 含收件人 + 快递单号,发给渠道方
自动化功能说明

以下功能均为可配置项,开启后系统自动执行,减少人工介入。

📥
企微群自动收单
  • 渠道对接群收到 Excel 文件 → 自动识别为销售订单文件并处理
  • 渠道对接群收到文字消息 → AI 自动解析为订单草稿
  • 供应商对接群收到 Excel → 自动识别为供应商回单
自动分单
  • 触发:销售文件导入成功后自动执行
  • 可设置延迟时间(如 60 秒后执行)
  • 效果:跳过「待处理」第二步手动操作
定时自动交单
  • 每天按设定时间点执行(如 09:00 / 14:00 / 18:00)
  • 支持全局设置或按供应商单独设置
  • 效果:自动生成交单文件并推送仓库
🔔
群内通知
  • 收到新订单 → 在渠道对接群发送收单确认通知
  • 生成交单文件 → 在供应商对接群发送通知
  • 回单处理完成 → 在渠道对接群发送发货通知
对接群配置核心规则
规则 说明
先激活后匹配 群必须在企微消息助手系统中激活后,才能在 OrderHub 中选择绑定
一群一绑定 同一租户下,一个群只能绑定到一个渠道或一个供应商
群名不可重复 已被某渠道/供应商使用的群名,不能再分配给其他对象
文字单额外开启 群绑定渠道后,还需在配置中开启「文字单识别」才能自动识别群内文字订单
文件自动收单 群绑定渠道后,群内发送的 Excel 文件会自动进入系统处理
个微群转企微群对接指引

如果你现有的上下游对接群是个人微信群,需要先转为企微外部群才能接入 OrderHub。
以下流程图帮助你判断当前群的情况,并选择合适的转换方式。

当前对接群是什么类型? 已经是企微外部群? 群成员列表里能看到企微标识 直接邀请 企微号入群即可 否(个人微信群) 群主是谁? 查看群主微信号归属 本公司员工 合作方 企微"转为外部群" 群主在企微操作 个微自动退出并替换为企微 原个微需要留群? 转换后单独再邀请进入 邀请企微号入群 接入 OrderHub ✓ 重新建企微外部群 由本公司员工企微创建 邀请合作方及客户加入 邀请企微号入群 接入 OrderHub ✓ 已是外部群 本公司群主可转换 合作方群主需新建 完成接入
★ 提示:OrderHub 通过企微外部群实现自动收单和消息通知。如果现有对接群是个人微信群,请按上述流程转为企微外部群后,再邀请企微号入群并在消息助手系统中完成激活匹配。
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